Управленческий баланс образец заполнения. Построение управленческого баланса и оценка его роли в стратегическом финансовом менеджменте

Программа предназначена для ведения полного финансового учета в организациях малого и среднего бизнеса. Доступны два варианта программы:

Управленческий учет в торговле
Управленческий учет в сфере услуг

Оба варианта предполагают работу с заказами. Версия для предприятий тороговли имеет более сложную структуру - работа ведется с заказами на закупку и заказами на продажу, вычисляются остатки непроданных товаров в натуральном и стоимостоном выражении. Возможна работа как в оптовой торговле, так и в мелкой рознице малого бизнеса, там где возможно разделить деятельность по заказам в объемах данных, доступных для обработки в электронных таблицах.

В версии для сферы услуг поддерживается только один тип заказов. Рекомендуется начать изучение возможностей с этого варианта программы, даже если предполагается использование в торговой организации.

Программы формирую все основные финансового учета:

Отчет о прибылях и убытках
Отчет о движении денежных средств
Управленческий баланс
Просроченные задолженности
Балансы по контрагентам

Поддерживается факт на 12 месяцев (можно настроить другой горизонт). Данные вводятся в одной валюте . Ограничения на количество контрагентов и записей в журналах операций определяются в большей степени мощностью компьютера и лимитами электронных таблиц.

Введение

Программа реализует основные функции финансового учета в организации малого и среднего бизнеса. При этом управленческий характер учета не подразумевает обязательное наличие первичных документов, номеров счетов, проводок и прочих характеристик бухгалтерских программ. Обеспечиваются следующие функции:

Учет заказов на закупку и продажу
Расчет маржинальной прибыли по заказу на продажу
Учет запасов в товарах
Учет запасов в незавершенных заказах
Учет прямых затрат закупки и продажи
Ввод косвенных затрат как в привязке к платежу, так и независимо от него
Учет поступлений и платежей
Доходы по неосновной деятельности
Операции через посредников
Просмотр всех операций за период по любому контрагенту
Просмотр движения денежных средств по точке учета денежных средств (расчетному счету)
Расчет просроченных дебиторской и кредиторской задолженностей
Формирование основных финансовых отчетов: ОПУ, ОДДС, Баланс

Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:

Параметры
Справочники
Журналы

Отчеты программы также являются таблицами Excel. Все отчеты требуют нажатия специальной кнопки для обновления, независимо от выбранного режима пересчета ячеек Excel.

Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя. При помощи стандартных средств Excel можно безопасно для функциональности программы производить собственные изменения в струкутре:

Скрывать неиспользуемые листы, столбцы и строки
Сортировать и группировать строки в справочниках и журналах
Добавлять строки целиком для расширения справочников, журналов и отчетов
Изменять названия полей в журналах, справочниках и отчетах
Добавлять новые поля в справочники и журналы
Переносить данные новых полей в отчеты (потребуется корректировка листа Preset)
Подключать собственные вычисления, выполненные на отдельных листах или внури рабочих листов
Связывать рабочую книгу с другими файлами
Добавлять макросы для автоматизации процедур

Обязательно сохраняйте резервные копии файлов, перед проведением изменений в структуре программы

Изменения в версии 2.6

Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS (Excel 2000-2003). Файлы программ сохранены в формате XLSX/XLSM и работают в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программы в формате XLS доступны только в версии 2.0, и могут быть приобретены только по специальному запросу.
Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику.
Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.

Ограничения

Особенности реализации отчетов без использования постоянных связей и формул позволяют накапливать большие объемы данных без существенного замедления работы электронных таблиц. Тем не менее, остаются существенные ограничения на объем данных как из-за самого механизма хранения информации электронных таблицах, так и в связи со скоростью обработки данных.

По результатам тестов разработчики гарантируют комфортную работу на высокопроизводительном локальном комьютере со следующими объемами данных:

Общее количество контрагентов (клиенты+поставщики) - до 300
Количество точек учета денежных средств - до 50
Количество заказов (закупка + продажа) - до 3 000 в год
Суммарное количество записей во всех журналах затрат и платежей - до 20 000 в год
Объем сохраненного файла Excel - до 10Мб

Дополнительно необходимо учитывать все ограничения среды Excel - например, количество строк в Excel 2000-2003 до 64тыс.

Большее количество записей в таблицах может потребовать переключения на ручной режим расчетов Excel. Также можно уменьшить фактический период с предустановленного года, до, например, квартала (менее не рекомендуется из-за частого переноса начальных остатков в новые файлы). При накоплении информации отчеты программы незначительно замедляют свою работу по сравнению с демонстрационными данными.

Установка и запуск

Общие замечания

Цветовая палитра, используемая для окраски таблиц справочников и журналов, определяет назначение полей и ячеек.

Темно-серый фон – служебная ячейка с расчетами
Серый фон – ячейка хранит формулу, может быть доступен ввод значения вместо этой формулы (если указано в комментарии)
Светло-желтый и Розовый фон – расчетная ячейка с важными данными
Светло-серый фон – ячейка с выбором из списка
Белый фон – ячейка, доступная для изменений

В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле.

Потенциально ошибочные, не найденные в справочниках элементы журналов, выделяются красным цветом фона (реализовано через условное форматирование Excel).

Стандратный выпадающий список через интерфейсное средство "Проверка данных" - доступен при переходе на ячейку
Дополнительный элемент управления "Выпадающий список" с возможностью поиска по первым буквам слова - активизируется при двойном клике на ячейке

Для нормальной работы программы должны быть подключена специальная надстройка "Финансы в Excel" (подключается автоматически программой установки). Основная информация о таблицах и алгоритмах программы хранится на листе Preset (может быть скрыт). Кроме этого листа, файл содержит еще несколько скрытых рабочих листов, используемых при формировании отчетов.

В отличие от предыдущих версий, по умолчанию все таблицы программы не имеют защиты от изменений. Автоматическую установку защиты можно указать на листе Preset. Кроме того, снятие защиты можно производить стандартными средствами интерфейса Excel. При установленной защите доступны для изменения только поля данных, предполагаемых ручной ввод.

Пользователь может свободно работать с интерфейсом Excel, производить дополнительные вычисления, вводить информацию при помощи формул, использовать автофильтр, сортировку, поиск и замену данных. При этом не нарушатся никакие программные механизмы. Подробнее о допусках и ограничениях см. описание надстройки Финансы в Excel .

Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».

Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.

Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы:

– возврат на страницу содержания.

Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».

Параметры

Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Организация	название предприятия
Сегодня	текущая дата для программы. По умолчанию хранит формулу =TODAY() . Можно исправить на ручной перевод даты.
Дата начала / Периоды	первая учетная дата. Желательно начало месяца. Начальные остатки вводятся на дату, предшествующую дате начала учета. Даты начала периодов пересчитываются автоматически.
Горизонт	количество периодов (месяцев) учета. По умолчанию программа настроена на 12 периодов. Изменение потребует исправления структуры отчетов.
Базовая валюта	валюта учета. Любое наименование. По умолчанию "руб"

Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.

Справочники

Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.

Добавление новых позиций в справочник осуществляется через копирование любой строки и вставку целиком в любое место диапазона строк справочника. Важно при этом добавлять данные после первой и перед последнец строкой - таким образом последняя строка в любом настраиваемом справочнике должна оставаться без наименования.

Наименования во всех справочниках должны быть уникальными. Так, недопустимо, чтобы поставщик назывался одинаково с клиентом или расчетным счетом.

Можно отсортировать информацию в справочниках в любой момент стандартными средствами Excel. Перед сортировкой выделите нужный диапазон справочника, включая столбцы параметров, а не только столбец названий.

Типы контрагентов

Для группировки в отчетах все контрагенты привязываются к определенному типу.

Имеются предустановленные типы.

В версии - это: клиент , поставщик товара , посредник , рс (расчетный счет)
В версии нет поставщика товара: клиент , посредник , рс (расчетный счет)

Тип	Назначение
Клиент	покупатели, используемые как владельцы заказов на продажу
Поставщик товара	поставщики товаров используемые, в заказах на закупку
Посредник	специальный тип контрагента, через которого могут осуществляться платежи и приниматься оплаты от контрагентов. В отличие от типа РС (точки учета денег) может формировать затраты.
РС (расчетный счет)	расчетный счет или другая точка учета денежных средств: касса, авансовый отчет и пр.
Прочие поставщики	настраиваемое подможество типов для группировки прочих поставщиков

Последний тип во всех версиях является настраиваемым и предназначен для произвольной группировки поставщиков. Подразумевается разделение прочих поставщиков по типам, в зависимости от конкретного вида бизнеса.

Предустановленные типы нельзя изменять (можно переименовать). Настраиваемое подмножество типов прочих поставщиков можно произвольно добавлять и удалять в свободные строки. Можно также добавлять новые строки в справочник прочих поставщиков.

После добавления типов поставщиков может потребоваться добавить такое же количество строк в отчет ОДДС (см. ниже). Данные о новых позициях сформируются автоматически после обновления отчета.

Статьи затрат

Затраты поделены на три предустановленные типа:

Прямые
Косвенные
Финансовые (доходы и расходы)

Прямые и косвенные затраты используются по назначению: для ввода прямых переменных затрат и для ввода постоянных затрат. Финансовые затраты включают в себя все статьи доходов и расходов по неосновной деятельности.

Разрешено изменять название, добавлять и удалять строки (после первой и до последней).

Контрагенты и точки учета

Общий справочник контрагентов и точек учета денежных средств. Разделен на 3 или 4 группы в зависимости от версии программы (зависит от количества предустановленных типов контрагентов ).

Поля таблицы:

Заголовок	Описание
Наименование	Название контрагента или точки учета денег
Тип	Тип контрагента из справочника. Можно изменять только для прочих поставщиков
Комментарий	Любое примечание
Дата нач., ДЗ, КЗ, Остаток	Начальная дебиторская (для клиентов), кредиторская (для поставщиков) задолженности или остаток денежных средств в валюте учета (для точек учета денег)
Оплата1, % Оплата1, дн Оплата2, % Оплата2, дн	Условия оплаты: для клиентов и поставщиков товара возможны 2 оплаты, для остальных поставщиков одна оплата. Указывается отсрочка в днях (предоплата с минусом). Для двух оплат указывается доля первой.
Расчет просроченной задолженности (0/1)	Признак учета просроченной задолженности по контрагенту. Вводится через 0=нет, 1=да, либо двойной клик на флажке
Плановая дата погашения начальной задолженности	Плановая дата оплаты начальной дебиторской или кредиторской задолженности (для корректного учета просроченной задолженности). По умолчанию вычисляется на основе условий оплаты, можно ввести другую дату вместо формулы

Разрешено изменять добавлять и удалять строки (после первой и до последней в каждой группе).

Статусы заказов

Справочник статусов заказов, используемый в качестве списка выбора. Стаус заказа никак не влияет на финансовый результат. Предназначен только для удобства отслеживания и фильтрации заказов.

Доступно для ввода только Наименование статуса. Можно добавлять или удалять строки целиком.

Заказы

В программе реализован расчет себестоимости по методу директ-костинг . При этом маржинальная прибыль рассчитывается на уровне заказов, а не по товарам или товарным группам. Косвенные затраты не распределяются на себестоимость, а добавляются отдельными строками в отчет о прибылях и убытках.

В программа Управленческий учет в сфере услуг реализован простой метод учета заказов. Имеется один тип заказа. К нему могут быть привязаны прямые затраты. Такая упрощенная организация системы учета может применяться не только в сфере услуг, но и, например, в продажах без склада, проектных работах и пр.

Программа Управленческий учет в торговле поддерживает два типа заказов: на закупку и на продажу. Имеется отдельная таблица для указания связи, какие заказы на закупку участвуют в заказе на продажу. Прямые затраты соответственно также могут распределяться либо на закупку, либо на продажу. Поддерживается расчет запасов на уровне товаров и затрат.

Заказы (Управленческий учет в сфере услуг)

Услуги не могут храниться в запасах, поэтому основная деятельность этого рода бизнеса может быть описана через один тип заказа, который характеризует продажу, и к которому могут быть привязаны дополнительные прямые затраты. Эти затраты могут возникать в момент реализации заказа или быть приобретены заранее (так называемые, затраты в запасах Клиенты . В таблице (лист Заказы ) автоматически рассытывается себестоимость, выручка и маржинальная прибыль по каждому заказу.

Поля Заказа описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Заказ	Уникальный код заказа.	Да	Да (начало ввода)
Статус	Статусов	Список	Нет
Дата	Дата продажи услуги	Да	Да
*Услуга (маршрут* )**	Наименование услуги	Да	Нет
Регистрационный номер		Да	Нет
Водитель	Пример произвольного поля, характеризующего заказ	Да	Нет
Комментарий	Примечание к заказу	Да	Нет
Клиент	Клиент из справочника	Список	Да
Затраты	Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат .	Нет	Вычисляемое
Количество	Количество услуг или работ в заказе. По умолчанию 1	Да	Да
Цена продажи	Цена за единицу услуги.	Да	Да
Выручка	Количество * Цена	Нет	Вычисляемое
Маржинальная прибыль	Выручка - Прямые затраты по заказу	Нет	Вычисляемое
	Дата и сумма первой оплаты.	Да (вместо формулы)	Да
	Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)

Поля Маршрут , Рег.номер , Водитель (выделены курсивом) использованы в демонстрационой модели только в качестве примера дополнительных характеристик заказа на автотранспортном предприятии. Для другого типа бизнеса, связанного с продажей услуг, можно эти поля переименовать, либо удалить. Можно также добавить собственные произвольные поля (через добавление столбца целиком).

Даты плановых оплат

Дата

Заказы на закупку (Управленческий учет в торговле)

Первичными для дальнейшего расчета являются - лист Зак . Поставщиком таких заказов могут являться только контрагенты предустановленного типа Поставщик товаров . Автоматически рассчитывается себестоимость единицы закупленного товара и остаток непроданных товаров на складе.

Поля Заказа на закупку описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
#PO	Уникальный код заказа заказа на закупку (англ. Purchase Order). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Статус	Состояние заказа из справочника Статусов	Список	Нет
Дата закупки	Дата закупки товара	Да	Да
Комментарий	Примечание к заказу	Да	Нет
Поставщик	Поставщик товара из справочника	Список	Да
Товар	Произвольное название закупаемого товара (в базовой версии нет справочника товаров)	Да	Нет
Количество		Да	Нет
Затраты	Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат .	Нет	Вычисляемое
Цена	Цена за единицу товара.	Да	Да
Стоимость	Количество * Цена	Нет	Вычисляемое
Дополнительные затраты	Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат .	Нет	Вычисляемое
Итого затраты	Итоговая себестоимость заказа на закупку: Стоимость + Доп.затраты	Нет	Вычисляемое
Плановая оплата1: дата, сумма	Дата и сумма первой оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Да
Плановая оплата2: дата, сумма	Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Нет (если 1я оплата =100% выручки)

Даты плановых оплат необходимы для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию они формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату и сумму вместо формулы, если, например, конкретный счет оплачивается поставщику по специальной договоренности. Сумма плановой оплаты в любом случае должна совпадать с суммой начисления по заказу.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.

Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.

Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.

Заказы на продажу (Управленческий учет в торговле)

Продажи описываются в журнале (лист Прод ). Покупателями заказов могут являться только контрагенты предустановленного типа Клиенты . В таблице автоматически рассытывается выручка и маржинальная прибыль по каждому заказу. Для расчета прибыльности должны быть настроены связи между закупками и продажами на листе Выручка .

Поля Заказа на продажу описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
#SO	Уникальный код заказа заказа на продажу (англ. Sales Order). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Статус	Состояние заказа из справочника Статусов	Список	Нет
Дата	Дата продажи услуги	Да	Да
Комментарий	Примечание к заказу	Да	Нет
Клиент	Клиент из справочника	Список	Да
Затраты закупки	Затраты на реализацию товара, не связанные с продажей. Рассчитывается в таблице Выручка	Нет	Вычисляемое
Затраты продажи	Затраты привязанные кк продаже (коммерческие затраты) из журнала Прямых затрат	Нет	Вычисляемое
Итого себестоимость реализации	Затраты закупки + Затраты продажи	Нет	Вычисляемое
Выручка	Значение по заказу из таблицы Выручка (рассчитывается автоматически)	Нет	Вычисляемое
Маржинальная прибыль	Выручка - Итоговая себестоимость	Нет	Вычисляемое
Плановая оплата1: дата, сумма	Дата и сумма первой оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Да
Плановая оплата2: дата, сумма	Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Нет (если 1я оплата =100% выручки)

Даты плановых оплат необходимы для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию они формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату и сумму вместо формулы, если, например, конкретный счет клиент оплачивает по специальной договоренности. Сумма плановой оплаты в любом случае должна совпадать с выручкой по заказу.

Выручка (Управленческий учет в торговле)

Сопоставление продаваемых заказов с закупкой осуществляется в журнале Выручка (лист Выр ).

При продаже товаров каждый заказ на продажу должен быть связан с как минимум одним заказом на закупку. При продаже работ или услуг и другой деятельности такой связи может и не быть. В этом случае себестоимость заказа сформируется только на основе данных журнала Затраты .

Необходимо отслеживать остатки товаров в натуральном выражении, так как автоматического контроля отрицательных значений не предусмотрено - программа позволяет продавать больше, чем есть на складе.

Поля Заказа на продажу описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
#SO	Код Заказа на продажу (ссылка). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
#PO	Код Заказа на закупку (ссылка).	Да	Да
Комментарий	Произвольное примечание	Да	Нет
Клиент	Клиент из Заказа на продажу (вычисляется автоматически)	Нет	Вычисляемое
Товар	Клиент из Заказа на закупку (вычисляется автоматически)	Нет	Вычисляемое
Количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.	Да	Да
Цена продажи	Цена продажи за единицу	Да	Да
Выручка	Количество * Цена продажи	Нет	Вычисляемое
Себестоимость единицы	Затраты на единицу товара, не связанные с его продажей (цена закупки + доп.затраты закупки)	Нет	Вычисляемое
Стоимость	Общая себестоимость: Количество * Себестоимость единицы	Нет	Вычисляемое

Таблицы и Выручка жестко связаны между собой для вычисления маржинальной прибыли и остатков по заказу. Связь происходит через код заказа (SO или PO). Для лучшего понимания возможностей внимательно изучите демонстрационные примеры, а также попробуйте полностью описать один заказ от закупки до продажи покупателю.

Для бизнеса по перепродаже товаров без использования склада лучше подойдет версия Управленческий учет в сфере услуг .

Для удаления записи достаточно очистить поле SO (ссылка на Заказ на продажу )стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.

Затраты

Журнал предназначен для ввода нескольких типов операций по формированию расходов и доходов (лист Затр):

Ввод прямых затра с привязкой к заказу
Ввод косвенных затрат без привязки к конкретному платежу
Покупка материалов в запас (на склад)
Ввод затрат по неосновной деятельности
Ввод доходов по неосновной деятельности (отрицательное число)

Расходы, связанные с закупкой товара по основной деятельности формируются в Заказах на закупку (версия Управленческий учет в торговле ). Косвенные затраты, списываемые на себестоимость периода непосредственно датой платежа, могут быть введены в журнал Платежей и поступлений (см. ниже). Все остальные затраты и доходы по неосновной деятельности должны быть сформированы в журнале Затраты Поставщик из справочника.

Список Нет (не требуется в случае списания из запасов) Статья Статья затрат из справочника. Список Нет (не требуется при закупке в запас) Заказ (#PO/#SO) Код заказа (на закупку или продажу для торговой версии) Да (Список в версии для услуг) Нет (требуется для прямых затрат) Сумма Сумма начисленных затрат Да Да (для доходов - отрицательное число) Плановая дата оплаты
Дата оплаты (может быть только одна).
Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. Да (вместо формулы) Да

Затраты относящиеся к конкретному заказу и влияющие не маржинальную прибыль, должны заполнятья с указание Заказа (на закупку или продажу в версии Управленческий учет в торговле ). В версии Управленческий учет в сфере услуг доступен выбор из списка.

При закупке материала (ресурса) на склад поле Статья остается пустым. При дальнейшем списании этого ресурса на себестоимость, поле Поставщик остается пустым, а Статья заполняется.

Для формирования доходов по неосновной деятельности в поле Сумма вводится отрицательное число, а в поле Поставщик выбирается Клиент .

Дата плановой оплаты необходима для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию она формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату вместо формулы, если, например, конкретный счет оплачивается поставщику по специальной договоренности.

Платежи и поступления

Журнал предназначен для ввода операций, связанных с движением денежных средств (лист Плат):

Ввод поступлений денежных средств от клиента на расчетный счет (точку учета), либо через посредника
Ввод платежей поставщикам всех типов
Формирование косвенных затрат в привязке к платежу
Внутреннее перемещение денежных средств между точками учета

Платежи и поступления формуирую данные Отчета о движении денежных средств (ОДДС) , а также влияют на балансовые и просроченные задолженности.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата поступления или платежа. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код операции	Произвольный код	Да	Нет

Главный отчет предприятия за отчетный период и основной результат функционирования системы управленческого учета за тот же время.

Баланс выполняет три функции:

1.Проверочная.

2.Информационная.

3.Аналитическая.

Теперь по порядку:

1.Проверочная.

Если ваш баланс сошелся (то есть актив баланса равен пассиву), то значит все операции внесены верно и нет арифметических ошибок и ошибок по невнимательности (например: товар на клиента отгружен, но его задолженность не увеличена). То есть сведенный баланс гарантирует отсутствие ошибок при внесении информации. Правильность вносимой информации баланс гарантировать не может.

То есть, если используется неверная информация при вводе данных (например: по документам отгрузили 100 тонн, а на самом деле отгрузили 105), то при сведении баланса по концу отчетного периода вы никакой ошибки не увидите. Это ошибка всплывет при инвентаризации склада (конечно, может и покупатель сказать, что приехало товара больше, чем по документам, но так бывает не часто), но это уже будет не ошибка учета, а недосмотр работников склада, за который они и будут возмещать потери.

2.Информационная

В правильно сведенном балансе находится информация обо всем имуществе вашего предприятия, а так же обо всех его долгах. Форм баланса может быть великое множество, но они будут примерно одинаковы, ибо придумать что-то новаторское просто невозможно.

Поэтому опишу две формы.

Первая форма – баланс на дату,
Вторая форма – баланс в динамике за финансовый год.

Баланс на дату:

То есть классическая форма из пяти разделов:

два в активе:

– Необоротные средства;

– Оборотные средства.

три в пассиве:

– Собственный капитал;

– Долгосрочные обязательства;

– Краткосрочные обязательства.

Разделы расположены по мере увеличения ликвидности сверху вниз.

Строки, выделенные оранжевым цветом, являются расшифровкой вышестоящей над ними строки.

Стоит только добавить ещё о строке 1.4 в Пассиве. «Финансовый результат с начала года» эта цифра является накопительной и рассчитывается путем суммирования данной строки из прошлого месяца с прибылью за отчетный месяц (строка 1.5).

Нижняя красная строка проверочная, если в ней появляется хоть какая-то цифра, значит актив не равен пассиву.

Баланс в динамике:

Собственно говоря, все те же самые разделы, что и в предыдущей форме (а по другому и быть не может!), только другое построение отчета.

К плюсам данной формы относится наглядность динамических изменений в течение года.
К минусам – меньшая наглядность общей структуры баланса и соотношения активов и пассивов. Но это мое личное мнение. Так что при вполне можно обойтись только вторым вариантом формы. Тогда как если Вы захотите все ж таки делать первый вариант, вам придется для демонстрации динамики делать и второй вариант. То есть без первого варианта отчетность делать можно, без второго нет.

3.Аналитическая

Только благодаря балансу можно использовать весь арсенал аналитических инструментов экономистов.

Управленческий баланс обеспечивает руководителя возможностью удобного управления финансами и тотального контроля за всеми активами и пассивами предприятия. Он является идеальным инструментом мониторинга финансовой устойчивости бизнеса.

Отчет для настоящего полководца

Руководителя предприятия зачастую можно представить военным полководцем, эдаким Наполеоном. Вот он склонился над картой боевых действий, пытаясь оценить диспозицию своего войска. Проседает левый фланг? Бросить туда дополнительные силы! Большое скопление сил в резерве? Нужно срочно их перераспределить более рационально.

Для директора подобной картой является управленческий баланс. Это единственный отчет в финансовом учете, в котором можно увидеть все, чем располагает предприятие. Это "взгляд сверху" на все находящиеся в распоряжении компании ресурсы. Особенно важно бросить такой взгляд накануне решающей "битвы" (в конце отчетного периода, перед встречей с учредителями и т. п.)

Преимущество управленческого баланса заключается в том, что он раскрывает достоверную информацию о том, чем владеет компания - все активы видны в нем как на ладони. За счет этого руководитель может контролировать средства предприятия. Это важно в первую очередь для небольших компаний, где в задачи управленческого учета входит в том числе борьба с хищениями.

Любой показатель отчета можно детализировать. Это позволяет проверить каждую цифру в балансе и сразу выявить либо возможные ошибки в учете, либо недостачи в активах (хищения). Таким образом, управленческий баланс выступает отличным инструментом для инвентаризации денежных средств, товаров, материалов и имущества предприятия.

Оценка финансовой устойчивости предприятия

Благодаря управленческому балансу можно без труда определить, насколько предприятие финансово устойчиво. Допустим, один бизнесмен решил купить предприятие у другого бизнесмена. В первую очередь он просмотрит управленческий баланс. С его помощью бизнесмен сможет узнать, какие активы имеются в распоряжении предприятия, но главное - за счет каких средств, собственных или заемных, эти активы сформировались.

Если баланс покажет, что активы предприятия сформировались в основном за счет собственных средств предприятия (капитала и нераспределенной прибыли), то такое предприятие можно считать финансово устойчивым. Если же преобладает «кредиторка», значит перед нами «мыльный пузырь».

Контроль за вложенными средствами

Любого собственника, который вложил свои средства в бизнес, волнует вполне закономерный вопрос: «Где находятся вложенные деньги?». С помощью управленческого баланса собственники бизнеса смогут оперативно получить ответ на этот вопрос.

Сумма вложенных учредителями средств отобразится как «Капитал» в пассиве управленческого баланса. А чтобы узнать, на что эти вложения пошли, следует обратиться к активу баланса. Актив наглядно покажет, какая часть вложений учредителей находится в товарах, деньгах, задолженностях поставщиков и т. д.

Когда же у предприятия появится прибыль, в балансе увеличится сумма пассива и на ту же сумму возрастут активы. Таким образом, управленческий баланс гарантирует, что ни одна копейка не уйдет из-под контроля.

В данной статье мы рассмотрим методику формирования управленческого баланса в системе управленческого учета ESYSI. Мы рассмотрим типовые схемы настройки управленческого баланса, но это не означает, что не существует других вариантов настройки и других методик формирования баланса. В данной статье мы не будем рассматривать способы и методику настройки ввода начальных остатков - этому вопросу мы посвятим отдельную статью.

Отличительной особенностью в формировании управленческого баланса в системе ESYSI является возможность учета операций (транзакций) не применяя принцип двойной записи (дебит / кредит). Не использование принципа двойной записи дает ряд существенных преимуществ:

мы можем при необходимости упростить учет и исключить лишние проводк (например, в случае учета части затрат кассовым методом),
нам не требуется в конце месяца делать "закрывающие" проводки,
мы можем формировать управленческий баланс за любые даже незавершенные периоды времени и баланс не будет "плыть".

Для того, чтобы мы могли обойтись без принципа двойной записи, нам необходимо, чтобы каждая из транзакций в журнале операций находила свое отражение в двух статьях баланса. Операция должна затрагивать статьи баланса в одной из следующих комбинаций:

уменьшать одну статью актива и увеличивать другую статью актива,
уменьшать одну статью пассива и увеличивать другую статью пассива,
уменьшать статью актива и уменьшать статью пассива,
увеличивать статью актива и увеличивать статью пассива.

Также необходимо отметить, что данные, отражаемые в управленческом балансе должны соответствовать данным других отчетов, полученным за этот же период:

статья "Денежные средства" баланса со строками "Остаток денежных средств на начало периода" и "Остаток денежных средств на конец периода" отчета о Движении денежных средств,
статья "Нераспределенная прибыль" (в части формирования прибыли за период) со строкой "Финансовые результа" отчета о Прибылях и убытках,
статьи "Кредиторской и Дебиторской задолженности" с данными отчетов о Задолженности (по клиентам, поставщикам, кредитам и другими группами контрагентов).

Руководствуясь этими принципами, рассмотрим варианты настройки основных статей баланса.

Внеоборотные активы

Рассмотрим несколько вариантов отражения операций по учету основных средства и нематериальных активов (НМА) в балансе.

1 вариант: Учет Основных средства и НМА кассовым методом (скриншот под спойлером)

Операции по статье "Приобретение ОС" увеличивают статью Актива "Основные средства" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Здесь и в последующих вариантах формирование статьи баланса "НМА" полностью повторяет настройки статьи "Основные средства", поэтому мы будем рассматривать только пример учета Основных средств.

Недостаток этого метода заключается в том, что статья баланса "Основные средства" не будет уменьшаться (в случае если не планируются продажи ОС), а это значит, что через определенное время баланс будет содержать не совсем актуальные данные. Например, если мы приобретаем недвижимость (офисное помещение, и т.д.), то через некоторое время ее рыночная стоимость если не увеличится, то скорей всего останется на прежнем уровне, если же мы приобретаем автомобиль в качестве основного средства, то через 3-5 лет мы уже не сможем продать его по первоначальной стоимости. В подобных случаях имеет смысл использовать амортизационные отчисления.

Помимо отражения в балансе, операции по покупке и продаже ОС должны отражаться в отчете о Движении Денежных средств.

2 вариант: Учет Основных средства и НМА с амортизационными отчислениями (скриншот под спойлером)

Как и в 1-м варианте операции по статье "Приобретение ОС" увеличивают статью Актива "Основные средства" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Помимо операций по покупке и продаже ОС в системе должна быть создана операция "Амортизация ОС", которая будет являться начисляемой.

Начисление амортизации ОС должно уменьшать статью актива баланса "Основные средства" и также уменьшать статью пассива баланса "Нераспределенная прибыль".

Как рассчитывать амортизацию по различным группам ОС определяется принятой на предприятии методикой учета. Имеет смысл создать в системе несколько групп основных средств для присвоения им различных норм амотризационных отчислений.

Помимо отражения в балансе, операция по амортизации ОС должна отражаться в отчете о Прибылях и убытках.

Оборотные активы

В оборотных активах мы рассмотрим следующие статьи: Запасы, Займы выданные, Дебиторская задолженность, Денежные средства.

Запасы

Учет запасов (скриншот под спойлером)

Учет запасов в балансе лучше вести по укрупненным группам товаров. Для этого в справочнике Товаров должны быть созданы соотвествующие группы. На увеличение Запасов влияет операция "Поставка товара" (от Поставщика), а на уменьшение - операция списания (Себестоимость реализации (списание).

В этом примере мы рассматриваем упрощенный учет запасов торгового предприятия и без распределения коммерческих расходов на себестоимость продукции. Описание учета запасов на производственном предприятии лучше рассматривать в отдельной статье.

Операция Поставка (поступления товара от поставщика) увеличивает статью Актива "Запасы" и либо уменьшает статью Актива "Дебиторская Задолженность по поставщикам", либо увеличивает статью Пассива "Кредиторская задолженность по поставщикам" с помощью преднастроенного алгоритма "ДЗ/КЗ".

Операция "Себестоимость реализации (списание)" уменьшает статью актива "Запасы" и уменьшает статью Пассива "Нераспределенная прибыль".

Расчет статьи баланса "Запасы" может быть при дополнен операциями "Возврат товара поставщику" и "Возврат товара от клиента". При этом необходимо, чтобы данные статьи участвовали в расчете дебиторской и кредиторской задолженности, иначе пройзойдет "разрыв" баланса.

Помимо отражения в балансе, операция "Поставки товара от поставщика" отражается в отчете о "Задолженности по поставщикам". Операция "Себестоимость реализации (списание)" будет попадать помимо баланс и в отчет о Прибылях и убытках.

Займы выданные

Займы выданные (скриншот под спойлером)

Займы выданные рассчитываются как разница между "Возвратом выданных займов" и "Выдачей займов". Соответственно, операции по статье "Выдача займов" увеличивают статью Актива "Займы выданные" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Операции по статье "Возврат выданных займов" уменьшают статью Актива "Выданные займы" и увеличивают статью Актива "Денежные средства".

Дебиторская задолженность по группе контрагентов (клиентам)

Дебиторская задолженность по группе контрагентов на примере клиентов (скриншот под спойлером)

Алгоритм расчет статьи ДЗ по клиентам следующий: Фильтруются только операции с контрагентами входящими в группу "Клиенты" и с помощью преднастроенного алгоритма ДЗ/КЗ рассчитывается задолженность. Операции Расход Кэш и Отгрузка Товара (т.е. когда мы что-то отдаем контрагенту) увеличивают значение алгоритма, операции Приход Кэш и Постулпение Товара (когда мы что-то получаем от контрагента) - уменьшают значение алгоритма. Этот алгоритм формирует значения по каждому Клиенту, затем все положительные значения (когда сумма по Расходу кэш и Отгрузке Товара больше суммы по Приходу кэш и Поступленю Товара) по каждому клиенту суммируются и попадают в строку отчета Дебиторская задолженность по клиентам. Также суммируются все отрицательные значения, которые перемножаются на "-1" и попадают в строку отчета Кредиторская задолженность по клиентам.

В алогоритме расчета дебиторской / кредиторской задолженности по клиентам могут участвовать и операции с типами Приход (начисление) и Расход (начисление). Как правило эти операции могуть использоваться при взаимозачетах и в случае оказания дополнительных услуг (например, аренда помещений для клиента).

Дебиторская задолженность по статье

Дебиторская задолженность по статье (скриншот под спойлером)

Расчет дебиторской (или кредиторской) задолженности по статье (в данном случае по статье "аренда") реализуется следующим образом. Операции по оплате аренды увеличивает статью Актива "Дебиторская задолженность по аренде" и уменьшает статью Актива "Денежные средства", а операция по начислению аренды - уменьшает статью актива "Дебиторская задолженность по аренде" и уменьшает статью Пассива "Нераспределенная Прибыль.

Дебиторскую задолженность по статье аренда имеет смысл создавать тогда, когда оплата аренды носит не регулярных характер (месяц в месяц) и когда оплата аренды в рамках одного месяца может превышать сумму начислений по этой статье. Если оплата всегда идет с задержкой, то имеет смысл создавать только статью баланса "Кредиторская задолженность по аренде". Если же могут быть случаи когда в одном месяце оплата больше начисления, а в другом начисление больше оплаты, то имеет смысл создать и статью ДЗ по аренде и статью КЗ по аренде. Обязательно в таком случае необходимо поставить опцию "Суммировать только положительные" и "Суммировать только отрицательные" для расчета, соответсвенно, каждой статьи.

Операция по оплате аренды также отражается в отчет о Движении денежных средств, а операция о начислении аренды - в отчете о Прибылях и Убытках.

Денежные средства

Расчет статьи денежных средства достаточно прост. Приток денежных средств будет увеличивать значение по статье, отток денежных средств - уменьшать. Остатки денежных средств в балансе должны совпадать с расчетными остатками отчета о Движении денежных средств как на начало периода, так и на конец.

Капитал

В разделе баланса Капитал мы рассмотрим настройку статей "Уставной Капитал" и "Нераспределенная прибыль".

Уставной Капитал, так как остается неимзенным может быть привязан только к одной операции - Ввод остатков по Уставному Капиталу.

Нераспределенная прибыль должна полностью повторять расчет отчета о Прибылях и Убытках. При этом необязательно использовать всю детализацию статей как в ПиУ.

Статья нераспределенная прибыль помимо расчета финансового результата (как в ПиУ) может быть уменьшена за счет операций Начислены дивиденды или Выплачены дивиденды. Если мы хотим отразить начисление дивидендов, то нам необходимо создать в балансе статью "Задолженность перед учредителями по выплате дивидендов".

Долгосрочные пассивы

В качестве Долгосрочных активов мы рассмотрим статьи баланса кредиты и займы. Эти две статьи для простоты будем учитывать только как долгосрочные пассивы.

В данном случае мы можем выбрать два варианта расчета данных статей: по группам контрагентов (см. аналог формирования ДЗ по Клиентам) или по статьям (см. аналог формирования Выдача Займов).

Отличие в расчете заключается в том, что Получение Кредита - увеличивает задолженность, а Погашение Кредита - уменьшает задолженность.

Краткосрочные пассивы

В качестве краткосрочных пассивов мы будем рассматривать только статьи баланса "Кредиторская задолженность".

Расчет данных статей описан в разделе "Дебиторская задолженность". Единственное отличие в том, что по данным статьям формируются значения только "с минусом", полученные при расчете соответсвующих алгоритмов, а затем происходит умножение этих значений на коэффициент "-1" в случае формирования задолженности по группам контрагентов. В случае формирования задолженности по статье (например, кредиторская задолженность по аренде) операция по начислению - увеличивает задолженность, а операция по оплате - уменьшает задолженность.

Подведение итогов

Мы коснулись настройке основных статей баланса без которых мы не сможем сформировать даже самый простой управленческий баланс. Статьи баланса этим списком не ограничиваются, но мы будем рассматривать другие методики учета операций и формирования статей баланса в других статьях.

Будем благодарны Вам за любые замечания и предложения по изложению методических рекомендация в виде отдельных статей.

Управленческий баланс – это бесполезная трата времени для финансиста или эффективный инструмент управления компанией? Зачем он нужен, если есть бухгалтерская отчетность? Как его составить? Ищите ответы в статье.

Что такое управленческий баланс?

Управленческий баланс – это аналог бухгалтерского баланса, составленный по данным управленческого учета. Он так же, как и бухгалтерский, содержит данные об активах и пассивах компании, разбитых на статьи учета. Аналогично бухгалтерскому балансу он взаимосвязан с отчетом о прибылях и убытках и отчетом о движении денежных средств.

Управленческий баланс делают специалисты финансовых служб под контролем финансового директора. Но пользоваться им должен не только финансовый директор, иначе пропадает весь смысл ведения управленческой отчетности. Главными пользователями управленческого баланса должны стать генеральный директор, совет директоров и, конечно, собственники бизнеса.

Скачайте и возьмите в работу :

Пошаговое руководство по составлению управленческого баланса

Шаг 1. Сформируйте структуру баланса

Если в вашей компании управленческий учет внедряется с нуля, то вы должны проделать полный объем предварительной работы, создав управленческий план счетов в необходимых именно вам разрезах и все формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, ОДДС, баланс ().

Если же управленческий учет вы ведете в том или ином виде, то можно ограничиться составлением формы отчета – баланс и мэппингом плана счетов на него.

Важно помнить, что единожды составив структуру баланса, вам будет трудно поменять ее в будущем, так как уже накопленная информация будет «висеть» по старым счетам. Поэтому подойдите к составлению структуры баланса максимально ответственно. Можно привлечь к проекту других руководителей, выяснив их пожелания по разрезам ведения учета.

В общем виде управленческий баланс выглядит так же, как и бухгалтерский.

Рисунок . Пример составления управленческого баланса предприятия

У него есть разделы внеоборотные и оборотные активы, краткосрочные и долгосрочные обязательства, собственный капитал. А вот дальше начинаются различия.

Например, запасы, обозначенные в бухгалтерском балансе одной строкой, вы можете разбить на запасы сырья, материалов, готовой продукции, на производственном складе, на складах торговых точек, по группам номенклатуры и так далее.

Дебиторскую и кредиторскую задолженность можно включать в баланс по срокам задолженности, по признакам внешних и внутренних контрагентов группы и т.д.

В общем, идею первого шага вы усвоили.

Шаг 2. Определите аналитики учета

Самое главное, с чем стоит определить на шаге 2 – это по каким бизнес-еденицам вы планируете составлять управленческий баланс. Например, это будут региональные обособленные подразделения, компания в общем и группа компаний.

В таком случае каждая транзакция должна будет сопровождаться аналитикой регионального обособленного подразделения, которые в свою очередь входят в компанию и так далее.

Подумайте над другими аналитиками, которые понадобятся вам в будущем для принятия управленческих решений: группа продуктов, направление бизнеса, географическая составляющая.

В отличие от структуры баланса, аналитики вы всегда сможете добавить еще, или объединить ненужные в одну

Шаг 3. Сделайте мэппинг

Этот шаг является обязательным при использовании ПО для автоматизации управленческого учета. Но он является совсем не лишним, даже если вы ведете учет упрощенно в Excel.

Мэппинг – это назначение счета учета и аналитики для каждой хозяйственной операции, а также назначение строки в финансовой отчетности каждому счету учета. Программные продукты с мэппинга читают правила переноса данных, а в Excel на мэппинг можно настроить формулы для агрегирования данных в управленческом балансе.

Шаг 4. Проведите обучение сотрудников (опционально)

На основе разработанных счетов, форм и мэппинга нужно написать «Руководство пользователя по ведению учета». В нем доступным языком отразить, какую операцию на какие счета относить (транслировать) и какими аналитиками снабжать.

Ваша задача – к началу ведения управленческого учета иметь хотя бы несколько обученных сотрудников, готовых «нести знания в массы».

Если вы планируете вести управленческий баланс предприятия самостоятельно, переходите к следующему шагу.

Шаг 5. Составьте управленческий баланс на начало периода

Для этого воспользуйтесь бухгалтерской отчетностью (оборотно-сальдовой ведомостью, аналитиками счетов) и данными, находящимися за пределами бухгалтерской отчетности.

Разнесите все остатки по счетам управленческого учета на начало периода, снабдив их необходимыми аналитиками.

Шаг 6. Ведите (транслируйте) все операции по счетам управленческого учета в течение отчетного периода

В управленческом учете нет существенных отличий от бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции вносятся методом двойной записи на счета.

Шаг 7. Рассчитайте по итогам периода финансовый результат и исправьте ошибки

Практика показывает, что без устранения ошибок не закрывается ни один отчетный период, поэтому будьте готовы к тому, что в балансе дебет с кредитом не сойдется. Произойти это может как от нарушения правил двойной записи, так и от ошибок настройки системы.

Финансовый результат в управленческом балансе будет, конечно, отличаться от такового в бухгалтерской отчетности, все дальше отстраняя управленческий учет от бухгалтерского.

Шаг 8. Проведите консолидацию

Если мы говорим о создании управленческого баланса по нескольким компаниям, то между ними неизбежно будут возникать внутригрупповые обороты и задолженности, которые при формировании баланса нужно будет «вычистить»

В программном обеспечении специально для этого разрабатываются блоки внутригрупповых оборотов, которые автоматически исключаются из консолидированной отчетности.

Если вы формируете консолидированный управленческий баланс вручную, придется уделить этому часть рабочего времени.

Шаг 9. Проанализируйте управленческий баланс

Теперь, когда дебет с кредитом сведены, вы можете сделать выводы не только о реальной прибыли, полученной бизнесом, но и об общем положении дел в компании. Рассмотрим анализ немного подробнее.

Как спрогнозировать финансовое состояние компании с помощью управленческого баланса

Чтобы не просто констатировать финансовые результаты деятельности компании, но и оперативно разрабатывать и реализовывать меры по их улучшению, сформируйте прогнозный управленческий баланс. Такой баланс поможет ускорить анализ финансовых показателей по итогам бюджетного периода и оценить будущее финансовое состояние компании.

Анализ управленческого баланса

Как анализировать управленческий баланс? Да так же, как и бухгалтерский. Только с поправкой но то, что теперь вы анализируете «живые» данные, на основе которых можно быстро и эффективно принимать решения.

Воспользуйтесь основными методиками для анализа:

1. Горизонтальный анализ баланса. Методика подходит для определения динамики статей в балансе от периода к периоду .

2. Вертикальный анализ баланса. Благодаря такому анализу вы поймете динамику структуры статей.

Анализ с помощью финансовых коэффициентов: финансовой устойчивости, ликвидности и рентабельности, оборачиваемости.

Собственникам в первую очередь интересны и понятны показатели рентабельности, в том числе рентабельности инвестиций и активов. Не обходят они вниманием и структуру дебиторской и кредиторской задолженности, предпочитая видеть развернутые данные по срокам и контрагентам. Важны для них и данные оборачиваемости товаров на складах, ведь они напрямую влияют на размер прибыли за год.

Выводы

Ведение управленческого баланса позволит финансовому директору оперативно снабжать руководство информацией и при этом делать это в прозрачной и понятной руководителю (зачастую далекому от финансовых вопросов) форме.