Бережливый офис внедрение. Дон Тэппинг - Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Применение инструментов бережливого производства в офисе происходит по тому же алгоритму, что и на производственных предприятиях. Однако здесь есть своя специфика, начиная от внедрения lean до последующего его применения в вашей компании. В этом номере мы постараемся заложить лишь небольшой камень фундамента для реализации идей бережливого офиса.

Шаги на пути к бережливому офису

Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса - это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Рассмотрим два вида ошибок, которые допускают компании на данном этапе. В первом случае lean production насаждается топ-менеджментом сверху, можно сказать, принудительно. Во втором - инициатива исходит от сотрудников, но при этом руководство лишь формально или вообще не заинтересованно в предложенных коллективом изменениях. В итоге, при различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. Поэтому оптимальный вариант внедрения бережливого офиса для компании - это совместное с сотрудниками обсуждение проблем компании и выставление приоритетных целей для улучшения работы.

Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов Lean. Заключительный этап внедрения бережливого офиса - процесс непрерывного совершенствования. По мере того как будет меняться поведение ваших сотрудников, вам потребуется ввести систему поощрений, чтобы как-то отметить происходящие изменения. Люди, легко адаптирующиеся к переменам, быстро примут новую систему. Они сразу же увидят ее преимущества. Те, кто адаптируется к переменам медленно, возможно, будут сопротивляться и держаться за старые принципы. Будьте терпеливы: рано или поздно новая концепция скажет все сама за себя, и сотрудники почувствуют на себе ее преимущества. К бережливому офису нельзя перейти одним махом. Необходимо каждый день делать множество небольших, постепенных шагов.

Инструменты бережливого офиса

Остановимся боле подробно на предлагаемом инструментарии бережливого офиса. Традиционно все инструменты можно поделить на инструменты анализа потерь и их устранения. Как уже было отмечено выше, бережливый офис - это средство борьбы с потерями, поэтому вопрос классификации и выявления потерь является ключевым. Так, аналогично потерям при производстве продукции в сфере услуг можно выделить те же семь видов потерь: брак, запасы, излишняя обработка, перемещение, движение, ожидание перепроизводство (лишняя работа). В дополнение к существующим видам в бережливом офисе добавляют новые потери, связанные с нерациональным использованием рабочей силы. В качестве примеров можно привести следующие: нарушение сроков выполнения проектов, неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала, частые прогулы и текучесть кадров, неадекватная система управления результативностью, недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.

На представленной диаграмме (рис.1) вы можете увидеть, сколько времени уходит на потери и создание ценности для компании, клиента.

Рис. 1. Структура времени

Как мы видим, большая часть рабочего времени уходит на потери, и лишь 1/8 - на создание ценности и, соответственно, на получение прибыли. Перейдем теперь к инструментам по борьбе с потерями в офисе.

5S

Самый распространенный инструмент - система 5S - система рационализации рабочего места. Пошаговое ее выполнение звучит так: сортируй, соблюдай порядок, содержи в порядок, стандартизируй и сохраняй достигнутое.

Расчет времени такта

Расчет времени такта . Время такта показывает, насколько быстро должны идти процессы или работать сотрудники для удовлетворения потребностей клиента. Соответственно, работа офиса должна соотноситься с темпом работы ваших потребителей. Данный показатель рассчитывается индивидуально по специальной формуле. Это влияет на рабочие процессы, происходящие в течение дня. Например, при расчете по формуле подача коммерческого предложения должна занимать всего три минуты, составление счета - две минуты и т.д.

Питч

Питч - оптимальное количество времени для продвижения определенного количества работы через поток создания ценности. Расчет питча заключается в определении времени такта и оптимального объема работ для передвижения потоку. Если время такта равно 8 минутам и оптимальный объем работ 30 листов, то питч будет равен 240 минут.

Стандартизация рабочего места

Стандартизация рабочего места - важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Выравнивание рабочей нагрузки

Выравнивание рабочей нагрузки . Важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность как работника во время рабочего дня, так и разных работников в организации. Эта проблема особенно актуальна в России. И суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения между всеми сотрудниками.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности - условное представление всех операций в потоке создания ценности. Данные инструмент используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Кроме того, это мощный инструмент обучения новых сотрудников и нейтрализации конфликтов. Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации и превратить узкоспециализированного работника в работника способного выполнять все виды работ в офисе, что является непременным условием выравнивания нагрузки и тем самым повышения качества работы всей организации.

Короткие организационные совещания

Короткие организационные совещания позволяют равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить общие задачи. Часто такие совещания еще называют планерками. При этом для эффективности таких совещаний необходимо соблюдать ряд правил, важнейшими из которых являются: время проведения не более 10 минут, концентрации на делах предстоящих сегодня и посещения планерок всеми сотрудниками. Кроме практического значения по постановке задач носит и поддерживающее мотивирующее значение, связанное с признанием достижений и результатов работы каждого. Обсуждение может касаться менеджмента управления проектами или другие темы.

Система документооборота

Система документооборота - в силу специфики работы в офисе важным является определить виды и формы используемых документов, а также сформировать пути прохождения документов по организации и проинформировать об этих путях каждого сотрудника. Это позволит избежать потерь связанных с поиском пропавших документов и повышает производительность работы всей организации.

Канбан

Канбан - система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах (документах, канцелярских принадлежности) и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

Описанные инструменты позволяют бороться с потерями. В частности в таблице ниже закрашенные темным цветом ячейки обозначают инструменты, которые устраняют те или иные потери. То есть потери в ожидании решаются с помощью питча, системы 5S и карты потока создания ценности.

Рис. 2. Матрица «потери-инструменты» бережливого офиса

В качестве заключения необходимо отметить, что инструментарий бережливого офиса будет полезен любой организации. Результаты применения Lean в офисе таковы. Уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади.

Существует четыре обязательных условия, которые необходимы для того, чтобы успешно реализовать концепцию бережливого производства в офисе. Вы должны всегда о них помнить и выполнять их независимо от того, на каком этапе преобразований вы находитесь. Без них вы не добьетесь успеха. Каждое из условий подразумевает, что вы будете стараться понять своих сотрудников, объяснить им новые принципы работы и вовлечь их в реализацию новой концепции. Эти четыре условия представляют собой фундамент, на котором будет держаться все остальное.

Условие 1. Модель «Поведение — взгляды — культура»

Это условие позволит свести к минимуму сопротивление персонала переменам. На первом этапе внедрения принципов бережливого производства следует изменить поведение ваших сотрудников, если вы намерены создать в своей организации культуру непрерывного совершенствования всех процессов. Ваши сотрудники должны понимать, что положительные перемены (т.е. внедрение принципов бережливого производства) помогут организации добиться успеха в долгосрочной перспективе.

Это условие поможет вашим сотрудникам понять, почему принятый в организации порядок работы может быть не совсем эффективным. По мере того как компания растет и объем работы увеличивается, сокращение потерь должно становиться первоочередной задачей по всем направлениям ее деятельности. Сотрудники компании должны осознать, что каждый тип административных процессов несет затраты. В разделе, посвященном второму условию, мы объясним, как донести до персонала мысль о необходимости перемен.

Условие 3. Семь видов потерь

Инструменты и принципы бережливого производства помогают организациям выявлять и устранять потери семи видов. Старую поговорку «Нельзя управлять тем, чего не видишь» можно перефразировать в «Нельзя улучшать то, чего не понимаешь». Крайне важно, чтобы сотрудники получили основные знания о потерях и научились в них разбираться.

Условие 4. Приверженность руководства

Внедрение принципов бережливого производства должно происходить «сверху вниз». Руководители высшего звена должны быть на сто процентов вовлечены в положительные изменения в компании и на сто процентов убеждены в том, что для поддержания уже имеющихся успехов или достижения новых высот необходимо создать бережливое предприятие. Сотрудничество между руководством, которое находится во главе организации, и заинтересованными в переменах работниками — залог того, что бережливые принципы не только будут взяты на вооружение, но и станут составной частью долгосрочной стратегии развития компании.

Условие 1. Модель «поведение — взгляды — культура»

Чтобы добиться успехов в совершенствовании любых процессов, крайне важно понять поведение и взгляды людей, работающих в офисе или над той или иной задачей.

В 1990-х гг. в США возникли такие понятия, как «командная работа», «автономные рабочие группы», «вовлечение сотрудников», «уполномоченные команды» и т.д. Самостоятельные рабочие группы, состоящие из рядовых сотрудников, должны были изменить организационную культуру компаний. Строгий контроль со стороны менеджеров уходил в прошлое, работники принимали все больше и больше участия в управлении компанией. Идея была правильной, но для достижения желаемых результатов не хватало инструментов. Тем не менее в ходе таких проектов удалось узнать много полезного.

При внедрении в практику таких понятий, как «лидер команды», «командная работа» и «автономные рабочие группы», люди столкнулись с вопросом, что и как именно нужно делать.

Одно лишь расширение полномочий (без специальных инструментов) не приносило желаемых результатов. Определенные успехи были, но они ничем не подкреплялись и, следовательно, инициатива быстро сходила на нет.

На рисунке видно, что американские менеджеры сначала пытались изменить корпоративную культуру, ожидая последующего изменения взглядов и поведения подчиненных. При более близком изучении концепции бережливого производства и производственной системы Toyota исследователи обнаружили абсолютно другой подход. Они выяснили, что при использовании инструментов бережливого производства сначала менялось поведение людей, которые стремились выявить и устранить потери. После того как работники начинали чувствовать, что могут контролировать свой участок, уменьшая потери и облегчая себе работу, менялись их взгляды: они осознавали необходимость непрерывного совершенствования всех процессов. Вместе со взглядами каждого отдельного сотрудника радикально менялась культура организации в целом. Основным принципом работы становилось не выявление ошибок, а их предупреждение, что, собственно и составляет суть бережливого производства.

Модель «Поведение — взгляды — культура», в основе которой лежит философия бережливого производства, проста. Для ее воплощения требуются постоянные усилия как со стороны руководства, так и со стороны рядовых сотрудников. От сложившихся в работе привычек избавиться трудно. Чтобы организация развивалась, необходимы дисциплина, решимость и упорство. Первые небольшие успехи послужат толчком от перемен в поведении и взглядах людей к изменению всей организационной культуры.

Владение знаниями

Другой важный момент, касающийся традиционного подхода к организации работы офиса, заключается в том, что, как правило, отдельный сотрудник компании является носителем 80% знаний о том или ином процессе. Это может стать причиной проблем, если этот работник заболел, уехал в отпуск или по делам, перешел на другую работу или уволился. В этих случаях работу невозможно завершить. Узкая специализация персонала и концентрация знаний у одного или нескольких человек могут представлять собой серьезные препятствия для развития компании.

Поскольку в случаях, когда у руководителей нет необходимых знаний (они плохо разбираются в том или ином процессе), они могут лишь оказывать поддержку своим подчиненным, эффективность организации ставится под угрозу по следующим причинам:

Построение бережливого офиса подразумевает следующее (но не ограничивается этим):

В центре внимания находятся процессы, а не сотрудники.
Организационные знания легко передаются от одного человека другому.
Присутствует детальное понимание рабочих процессов, что позволяет лучше их контролировать и непрерывно совершенствовать.
Знания о процессах стандартизированы, что способствует максимальному единообразию.
Потери выявляются и устраняются по мере возникновения (ежедневно, ежечасно и ежеминутно).

Эти пять принципов позволят сотруднику лучше понять не только собственную работу, но и работу, которую выполняют его коллеги. Благодаря этому знания о процессах распределяются внутри группы.

Изменения не происходят мгновенно. Любые перемены следует реализовывать по этапам.

Этап первый. Убедите других и задайте нужное направление

В большинстве случаев сотрудники компании являются носителями 80% информации о процессах, а менеджеры (или организация) — 20%. На этом этапе также объясняется, почему носителем знаний должна быть организация. На его завершение может уйти до шести месяцев.

Этап второй. Организуйте рабочий процесс

Работники будут контролировать лишь 50% знаний о процессах, в то время как менеджеры (или организация) будут контролировать оставшиеся 50%. Инструменты позволят систематизировать знания работников и передать их организации так, чтобы положительные изменения почувствовали все. Этот этап может занять от шести месяцев до одного года.

Этап третий. Сохраните достигнутые результаты

На третьем этапе перехода к созданию бережливого офиса работники компании начнут незаметно для себя ежедневно участвовать в непрерывном совершенствовании всех бизнес-процессов. 80% знаний теперь будут структурированы в рамках нового подхода к работе. Трудно поверить, что 100% знаний о процессах могут находиться в ведении организации. На этом этапе необходимо начать процесс постепенного, системного документирования знаний.

Ключевой фактор успеха при внедрении концепции бережливого производства в офисе, а также для сохранения достигнутых результатов — непрерывное, ежедневное совершенствование. По мере того как будет меняться поведение ваших сотрудников, вам потребуется ввести систему поощрений, чтобы как-то отметить происходящие изменения. Люди, легко адаптирующиеся к переменам, быстро примут новую систему. Они сразу же увидят ее преимущества. Те, кто адаптируется к переменам медленно, возможно, будут сопротивляться и держаться за старые принципы. Будьте терпеливы: рано или поздно новая концепция скажет все сама за себя, и сотрудники почувствуют на себе ее преимущества. К бережливому офису нельзя перейти одним махом. Необходимо каждый день делать множество небольших, постепенных шагов.

Условие 2. Экономическое обоснование перехода к бережливым методам

Чтобы компания поддерживала конкурентоспособность на мировом уровне, менеджерам необходимо сконцентрироваться на затратах. На административные, или офисные, расходы приходится основная часть себестоимости товара или услуги. Административные издержки составляют, как правило, 60-80% от конечной цены продукта. Чтобы сохранить конкурентоспособность, компании интенсивно сокращают свои административные расходы. В Toyota создали целую философию сокращения затрат. Рыночные условия (константа в уравнении) определяют цену продажи. Себестоимость и прибыль — переменные величины. Стремление компаний снизить внутренние издержки послужило толчком для совершенствования всех бизнес-процессов.

Благодаря философии и инструментам бережливого производства любая организация может сократить свои внутренние расходы за счет устранения потерь и таким образом сохранить конкурентоспособность на мировом рынке. Чтобы устранить потери в административных процессах, сначала их нужно выявить, а для этого требуется детальное понимание того, что же такое потери.

Условие 3. Семь видов потерь

Цель бережливого производства — выявить, проанализировать и устранить все потери в производственном процессе. Работа по устранению потерь должна продолжаться каждый день, каждый час, каждую минуту. Новый подход приемущественно и отделу подразумевает не сокращение людей, а разумное использование их труда и повышение его ценности для организации. Поэтому руководству компании, возможно, потребуется пересмотреть содержание работы или должностные обязанности персонала так, чтобы они отвечали принципам эффективного производства.

Чтобы лучше понять концепцию бережливого производства, необходимо сначала разобраться с потерями. Важно выявить потери на самом низовом уровне.

Потери — это все операции, которые требуют затрат времени и ресурсов, но не повышают ценность готового товара или услуги. Потребитель платит за ценность; потери — это любые операции, которые ваша организация совершает с товаром или услугой и за которые, возможно, платят ваши клиенты, хотя этого не должно быть. Поскольку потребители все лучше и лучше разбираются в реальной стоимости товаров и услуг, они ждут, что компании будут оптимизировать свои затраты и устранять потери. Клиенты нуждаются в стабильных ценах и их снижении в результате экономии. Потери организации приходится оплачивать потребителям. В результате всего этого мы видим, что:

суточная стоимость лечения отличается в разных больницах;
плата за рассмотрение заявки на ипотеку, а также ипотечные ставки существенно различаются у разных кредитных учреждений;
имеется большой разброс в плате за обучение в высших учебных заведениях;
годовые процентные ставки по разным кредитным картам сильно варьируют;
цена выполнения того или иного строительного проекта, предлагаемая разными подрядчиками, может существенно отличаться.

Такая вариабельность во всех этих и множестве других примеров возникает из-за величины «приемлемых» той или иной организацией потерь (независимо от того, как они определяются).

1. Перепроизводство

Выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется, является потерями. Это самый худший из всех видов потерь, поскольку перепроизводство приводит к другим потерям.

Примеры перепроизводства:

составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны;
изготовление лишних копий документов;
пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз;
ввод повторяющейся информации во множество документов;
бессмысленные собрания.

Инструменты для устранения перепроизводства:

время такта;
питч;
стандартизированная работа;
выравнивание рабочей нагрузки;
изучение потребности в той или иной операции.

2. Ожидание (время в очереди)

Любое ожидание (людей, подписи, информации и т.д.) — это потери. Этот вид потерь можно сравнить с низко висящим яблоком, до которого легко дотянуться, сорвать и использовать по назначению. Часто мы не считаем бумаги, лежащие в лотке для поступающих документов, источником потерь. Однако вспомните, сколько раз мы перебираем этот лоток, пытаясь найти что-то нужное? Сколько раз вы принимаетесь за какое-либо дело перед тем, как закончите его? Чтобы избавиться от этого вида потерь, необходимо следовать принципу «закончил — подшил (или выбросил)».

Примеры потерь второго вида:

большое количество обязательных подписей и разрешений;
зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задачи;
задержки в получении информации;
проблемы с программным обеспечением;
выполнение задачи разными отделами;

Инструменты для устранения потерь второго вида:

питч;
курьеры;
система документооборота.

3. Движение

Любые передвижения людей, документов и/или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность, являются потерями. Этот вид потерь возникает из-за плохой планировки офиса, неисправного или устаревшего офисного оборудования и отсутствия необходимых материалов. Эти потери коварны и незаметны в тех офисных процессах, которые не анализировались на предмет возможных улучшений. Независимо от отрасли в компании можно найти работников, которые выглядят «занятыми», но на самом деле не повышают ценность товара или услуги. Инструменты бережливого производства помогут вам определить, сократить и/или устранить потери третьего вида.

Примеры потерь третьего вида:

поиск файлов на компьютере;
поиск документов в картотеке;
постоянное перечитывание справочников в поисках информации;
выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействия;
отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи.

Инструменты для устранения потерь третьего вида:

стандартизированная работа;
перепланировка рабочего пространства;
вытягивающая система и супермаркет;
отслеживание документов.

4. Перемещение

Бесполезное перемещение документов влияет на время, необходимое для выполнения любой работы в офисе. Даже при наличии свободного доступа к Интернету и электронной почте клиентам очень часто посылаются документы, имеющие небольшую или нулевую ценность. Для организации эффективной работы важно сократить или устранить этот вид потерь, для чего следует разделить всю работу на последовательные операции и расположить их как можно ближе друг к другу. Если от перемещения документов между процессами избавиться нельзя, то его нужно максимально автоматизировать. Задайте себе, к примеру, следующие вопросы: «Является ли планировка офиса оптимальной?» или «Автоматизирована ли передача документов с одного этапа работы на другой?».

Примеры потерь четвертого вида:

отправка ненужных документов;
слишком частая регистрация документов, находящихся в работе;
слишком большое количество адресов в списке рассылки;
передача документов на следующий этап работы вручную;
выполнение одной задачи несколькими отделами;
неправильная расстановка приоритетов.

Инструменты для устранения потерь четвертого вида:

равномерное распределение рабочей нагрузки;
карта потока создания ценности;
непрерывный поток;
система документооборота;
стандартизированная работа;
средства визуального контроля.

5. Излишняя обработка

Выполнение работы, которая не требуется внутреннему или внешнему потребителю, — это пятый вид потерь. Излишняя обработка не создает ценности для клиента, и он не должен за нее платить. В административных процессах эти потери обнаружить сложнее всего. Для этого можно, к примеру, задать следующие вопросы: «Какие основные операции необходимо выполнить, чтобы удовлетворить потребности клиента?» или «Насколько четко мы представляем потребности своих клиентов?».

Примеры потерь пятого вида:

дублирующие друг друга отчеты или информация;
ввод повторяющихся данных;
распространение недостоверной информации;
постоянная правка документов;
неэффективные собрания и отсутствие повестки дня;
отсутствие четкого планирования проектов.

Инструменты для устранения потерь пятого вида:

методы сбора данных;
отслеживание документов;
стандартизированная работа;
система документооборота.

6. Запасы (время)

Кипы бумаг, лишние канцелярские принадлежности, большое число подписей на документах — все это потери. Они занимают место и время. Если обработка документа приостанавливается до получения дополнительной информации (подписи и т. п.) и ситуация меняется, то время, потраченное на этот документ, можно отнести к потерям. В офисе существует два основных типа потерь, которые можно отнести к категории «запасы»: 1) канцелярские принадлежности и 2) время.

Примеры потерь шестого вида:

документы, ожидающие чьей-либо подписи или визы;
работа, для продолжения которой требуется завершение других процессов;
устаревшие документы;
устаревшее офисное оборудование;
недостаточная подготовка вспомогательного персонала;
покупка лишних канцелярских принадлежностей.

Инструменты для устранения потерь шестого вида:

карта потока создания ценности;
стандартизированная работа;
карточки канбан для канцелярских принадлежностей;
выравнивание рабочей нагрузки — хейдзунка;
визуальный питч;
система документооборота.

7. Брак

К потерям в результате брака относится любая обработка, которая привела к появлению дефектов, и дополнительная обработка, необходимая для их устранения. Брак (как внутренний, так и внешний) влечет за собой дополнительную обработку документа, которая не увеличивает ценность продукта или услуги. На то, чтобы выполнить работу правильно с первого раза, требуется меньше времени, чем на то, чтобы ее переделать. Исправление брака — это потери, которые повышают себестоимость любого товара или услуги, и потребитель не должен за них платить. Потери этого вида могу значительно уменьшить прибыль.

Примеры потерь седьмого вида:

ошибки при вводе данных;
ошибки при установлении цен;
передача неполной документации на следующие этапы обработки;
утеря документов или информации;
некорректная информация в документе;
неэффективная организация файлов в компьютере или папок в картотеке;
неправильный подбор сотрудников для обслуживания клиента.

Инструменты для устранения потерь седьмого вида:

обеспечение предсказуемого результата;
средства визуального контроля;
стандартизированная работа;
система документооборота;
журнал учета остановок и незапланированных заданий;
короткие организационные совещания;
средства предупреждения ошибок.

8. Нерациональное использование рабочей силы

Во многих случаях нерациональное использование рабочей силы — это восьмой вид потерь. Труд людей используется нерационально тогда, когда работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей. Надлежащая система управления результативностью может значительно уменьшить этот вид потерь. Разрабатывайте корпоративную стратегию и методики назначения работников на те участки, где они принесут больше всего пользы организации.

Примеры потерь восьмого вида:

нарушение сроков выполнения проектов;
неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала;
частые прогулы и большая текучесть кадров;
неадекватная система управления результативностью;
недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.

Инструменты для устранения потерь восьмого вида:

учет рабочих процессов;
стандартизированная работа;
система документооборота;
короткие организационные совещания;
обоснование перехода к бережливому офису.

Подумайте над следующими вопросами.

Как мне донести информацию о потерях до всех работников организации?
Какие потери можно быстро устранить?
Что можно сделать, чтобы немедленно повысить степень удовлетворения запросов потребителей?

Эти вопросы подтолкнут к размышлениям остальных и помогут вам провести продуктивный диалог на тему потерь.

Условие 4. Участие руководства

У таких компаний, как Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE и Nike есть одна общая, очень важная черта — бесспорный лидер во главе, на которого ориентируются остальные. Топ-менеджеры Билл Гейтс, Сэм Уолтон и Фред Смит являются ядром своей компании. Они отличаются исключительной проницательностью, и именно они превратили свой бизнес в бессмертную империю.

Джон Максвелл в книге «21 неопровержимый закон лидерства» так описывает своей первый закон — закон потолка: «Способность к лидерству определяет уровень эффективности человека (организации). Сильное лидерство чрезвычайно повышает возможности организации. Если лидерство слабое, тогда возможности организации ограниченны».

Важно понимать, что переход к бережливому управлению невозможен без стопроцентного участия руководства компании. Когда генеральный директор, прочитав в самолете по дороге из отпуска о бережливом производстве в Wall Street Journal, говорит своему топ-менеджеру: «В этом что-то есть», — это еще не означает, что он готов к долгосрочным изменениям.

Руководством компании должно двигать стремление к улучшениям. Топ-менеджер должен принимать самое активное участие во внедрении новых принципов. Даже если в пилотный проект по реорганизации бизнес-процессов вовлечены три человека, высшее руководство компании должно в нем участвовать. Это участие подразумевает:

выделение необходимых ресурсов;
присутствие на стартовом совещании;
консультирование команды при необходимости;
проявление интереса к достижениям команды и присутствие на ее совещаниях;
поощрение команды по результатам работы;
поддержка членов команды в случае трудностей.

Это далеко не исчерпывающий список, но в нем намечены основные способы того, как руководство компании может продемонстрировать свою заинтересованность в бережливом управлении.

Временные рамки

Переход на бережливый офис может занять от нескольких месяцев до нескольких лет. Это будет зависеть от следующих факторов:

Размер организации. Чем меньше организация, тем меньше времени потребуется. В крупных компаниях (более 500 офисных работников) сначала следует запустить пилотные проекты в одном отделе, а затем охватить всю компанию.
Наличие необходимых инструментов.
Осознание преимуществ. Реорганизация работы офиса будет успешной, если в компании осознают необходимость обучения персонала смежным профессиям, кооперации между отделами, привлечения к работе сотрудников- универсалов, а не узких специалистов, использования организационных знаний и поощрения партнерских отношений между руководителями и подчиненными.

Руководитель проекта, ПАО "Криогенмаш"

Есть известный пример экономии средств: авиакомпания American Airlines сэкономила $40 тысяч в год лишь на том, что убрала из салата для пассажиров первого класса одну оливку. Сколько подобных предложений реализовано? Сколько предложений по улучшениям от сотрудников, влияющих на экономические показатели компании, не дошло до реализации? Даже не было обсуждено? Как вовлечь сотрудников компании в процесс улучшений, когда каждый сотрудник видит точку своего влияния на процессы в компании? Попробуем ответить на эти вопросы на примере реализации проектов «Бережливое производство» и «Бережливый офис» в компании «Криогенмаш».

Реализация проектов «5С» в ПАО «Криогенмаш» началась в 2013 году с девяти «пилотных» участков на производстве. Этому предшествовала выработка видения определяющего результата и согласования перемен со стратегическими целями компании. Реализация каждого «пилота» начиналась с обучающего семинара и практического занятия. Команды участников, пройдя обучение, приступали к реализации мероприятий, разработанных мастерами производственных участков совместно с начальником цеха и его заместителем, методическую помощь и сопровождение осуществлял проектный офис внедрения проектов изменений. Тогда же, в 2013 году, в качестве «пилотов» были выбраны конструкторские и финансовые подразделения компании. В 2014 году произошло развертывание проектов «5С» на все подразделения. На данный момент в «Криогенмаш» в реализацию проектов «Бережливое производство - Бережливый офис - 5С» вовлечены 100% сотрудников компании.

Перед реализацией проектов «5С» были поставлены следующие цели:

Рациональная организация рабочего места. Под этим подразумевается удобство, функциональность и комфорт рабочего места, сокращение потерь на рабочем месте, своевременное обеспечение рабочего места всем необходимым для выполнения задач;
Безопасность на рабочем месте (снижение рисков);
Повышение качества работы;
Дополнительная мотивация за счет организации комфортных рабочих мест.

Для достижения целей проекта необходимо было сформировать команды. В офисе была сформирована команда из сотрудников разных подразделений для развертывания проекта на «пилотном» участке. Далее предполагалось, что полученный на «пилоте» опыт они применят в своих подразделениях. Данная тактика сработала, что позволило сократить время на развертывание проекта. В течении года команда прошла все шаги в одном из подразделений и перешла к развертыванию проекта во всей компании, что позволило сократить сроки вывода подразделений на 5-е «С» до 6 месяцев. В производстве были организованы «пилотные» участки в каждом цехе. За процессом реализации «пилотов» пристально следили все работники цехов. Кто-то высказывал сомнения, другие отрицали предлагаемые новые подходы в «наведении порядка», но самые смелые решили внедрить на своем участке принципы рациональной организации рабочего места без всякого приказа и развернули проект на своем участке самостоятельно. То есть успех коллег стал мотивирующим фактором. Это пример лидерства сотрудников в реализации проектов «5С», а лидерство это основа и залог успешной реализации проектов по изменениям, как на производстве, так и в офисе.

На начальном этапе реализации проектов «5С» было проведено анкетирование работников офиса и производства по потерям, с которыми сталкиваются сотрудники компании, для выбора стратегии работы по их минимизации. Для офисных подразделений результатом стала разработка планов мероприятий по сокращению потерь, а для производственных подразделений инструментом по сокращению потерь стали совещания по решению проблем. На «пилотных» участках производства были размещены «Листы решения проблем» куда каждый работник может внести любую проблему, которая, по его мнению, влияет на производственный процесс на его рабочем месте. Далее, бригадир или мастер вносят решение по проблеме и, либо решают проблему на месте, то есть дают обратную связь сотруднику по проблеме, либо направляют запрос в соответствующие службы и включают в повестку еженедельного совещания по решению проблем. На совещании проводится администрирование проблемных вопросов, с целью ускорения принятия решения. Сложные вопросы выносятся на уровень ТОП-менеджеров компании. В дальнейшем, данная практика была применена и для офиса. По ведущейся статистике в подразделениях компании решается от 90 до 98% проблем. Так как решение любой проблемы является улучшением, то преобразование проблем в предложения по улучшению рабочих мест закономерно: это и мотивирующий формат за счет рациональной организации рабочего места - выполненного мелкого ремонта или закупки дополнительных приспособлений, так и изменение бизнес-процессов, дающих экономический эффект в рамках всей компании.

Одним из факторов успешного старта проектов «5С» в производстве и офисе стал проект «Масштабной модернизация производства». «Криогенмаш» до 2015 года произвел ремонт офисного здания и построил новый производственный комплекс. Теперь офис компании и производство размещены на одной площадке, а не на двух отдаленных, как ранее, а три цеха размещаются в одном двухэтажном здании. Для успешного переезда в новые площади необходимо было выполнить этап «1С» («Сортировка») на старой площадке. Сотрудникам пришлось поменять своё отношение к используемому пространству, они стали понимать, что на новом производстве на ограниченной площади необходимо разместить всё необходимое для работы более компактно. Скоординированные действия команд «5С» позволили организовать переезд офиса в сжатые сроки и предотвратить перемещение на новую площадку около 10-ти тонн макулатуры 30-ти тонн металлолома. При этом офисные подразделения начинали работать в день переезда. Для конструкторских подразделений, насчитывающих несколько сотен человек, поэтапный переезд (одно подразделение в день) длился 10 дней. Реализация проекта позволила компании не только сократить расходы на эту операцию «тотального исхода», но и получить прибыль за счет реализации неликвидов.

Результатом завершения этапа «2С» («Свои места для всего») стало нанесение дополнительной маркировки в шкафах с целью удобства поиска документации в офисных подразделениях и определение мест хранения инструментов и приспособлений на производстве. Здесь решается вопрос всеобщего доступа к документам и информации в офисе и общего доступа к инструментам всех сотрудников производственных участков - переход от личного использования производственных возможностей компании к общему. Так как ранее весь используемый инструмент мог храниться у одного рабочего, то определив место хранения инструмента на участке в общем доступе для нескольких бригад, мы решаем вопрос снижения закупки дополнительного инструмента и максимальной загрузки используемой малой механизации. Для офиса это доступ любого сотрудника подразделения к информации по выполняемым задачам, например, в случае оперативной замены исполнителя по болезни одного из сотрудников или командной работы над выполнением заданий. Выполнение этапа «2С» позволяет использовать минимально-достаточный объем ресурсов компании. Дополнительно, с целью снижения промышленных рисков, на этапе «2С» проведена маркировка опасных мест на производстве. Предварительно, совместно с отделом охраны труда и промышленной безопасности предприятия, командой проекта была проведена оценка рисков нового производственного комплекса. Риски были классифицированы и занесены в реестр рисков. Если мероприятие по снижению риска предусматривало применение маркировки, то оно вносилось в план мероприятий по реализации этапа «2С». Выполнение этапа «2С» дало экономию средств за счет оптимального и рационального использования фондов компании и снижения промышленных рисков.

Мнение участника проекта «Бережливое производство - 5С» (Начальник цеха):

«Когда мы начали первый пилот, я вспомнил интересную цитату Г. Форда: «Когда кажется, что весь мир настроен против тебя, помни, что самолёт взлетает против ветра!». В конечном счете, порядок, и только порядок, создает свободу, беспорядок - создает рабство. Как любой новый проект «с наскока» в производстве не внедрить. Нужна постепенность, вовлеченность, заинтересованность и желание изменить существующую ситуацию. Цель реализации проекта, как и цель любого обучения - научить обходиться без учителя, самим поддерживать порядок на своих рабочих местах и в цехе. При внедрении проекта «Бережливое производство» мы сократим издержки на каждом рабочем месте и, тем самым, снизим сроки изготовления деталей и узлов, что в свою очередь приведет к снижению себестоимости изготовленной продукции. Самое главное проводить регулярный мониторинг удовлетворенности работников».

Для закрепления достигнутых результатов на предыдущих этапах были разработаны стандарты чистоты рабочих мест. С целью поддержания дисциплины исполнения стандартов чистоты, командами внедрения «5С» проводятся аудиты рабочих мест подразделений. Команды «5С» сформированы в каждом подразделении из сотрудников компании с минимальным отвлечением от основной деятельности. Аудиты проводятся командами совместно с руководителями и перекрёстно, когда участники команд выходят в подразделения друг к другу для проверки. По результатам аудитов определяются лучшие рабочие места и лучшие подразделения. Сотрудники, достигшие лучших результатов на рабочих местах, удостаиваются табличек «Лучшее рабочее место «5С», что является дополнительным стимулом для поддержания порядка. Для мотивации и информирования сотрудников, начиная с мая 2015 года, разработан и внедрен «Информационный листок» в котором освещается реализация проектов «5С» и других проектов изменений. «Информационный листок» необходим для регулярного и своевременного информирования сотрудников компании о результатах проектов изменений в ПАО «Криогенмаш». В нём обязательно размещаются фотографии лидера изменений, лучших участников проектов за месяц и лучшего подразделения и размещается информация по реализации проектов в подразделениях компании.

«Для того чтобы определить на сколько важно внедрение проекта «Бережливый офис - 5С» в конструкторском институте, нужно задаться вопросом - чем же отличается современное предприятие от несовременного? В истории нашего предприятия уже был период перехода к новым технологиям. Сегодня уже стало привычным то, что почти всю работу сотрудники института делают на компьютере: чертежи, расчеты, составление спецификаций - все выполняется с помощью специализированного программного обеспечения.

Электронный документооборот, архив - это для нас уже стало нормой, а десять лет назад только воплощалось в жизнь. Это был необходимый переход, для поддержания конкурентоспособности нашего предприятия. Но сегодня успешность компании зависит не столько от того какие современные компьютерные средства применены, сколько от разработки и применения оптимальных процессов. Рабочий процесс - это действия сотрудников. Но действия могут быть разными - есть полезные действия, которые направлены на создание продукции, и, в конечном счете, на получение прибыли, а есть и действия не направленные на создание продукции и несущие потери: хождения, согласования, ожидания, простои. И то, что сейчас, на нашем предприятии, внедряется система «5С» - для нас очень актуальный шаг. За время внедрения мы стали задумываться о своей работе - на что уходит наше рабочее время, как минимизировать потери».

На этапе «4С» для офисных подразделений, совместно с командами «5С», были выбраны к разработке стандарты, которые влияют на затраты по содержанию офиса. За год реализации проектов «5С» удалось сократить расходы на закупку бумаги на 40%, применив стандарт обеспечения бумагой подразделений. Для каждого подразделения разработан стандарт канцелярии, в котором указано, что должно быть на рабочем столе у сотрудника и что должно храниться в неснижаемом запасе подразделения. Стандарт позволяет осуществлять закупку канцелярии по «Канбану»: ответственный сотрудник подразделения раз в квартал заполняет карточку «Канбан» и вносит в неё все принадлежности, которых не хватает по стандарту, в месте размещения неснижаемого запаса, и направляет заявку в отдел материального обеспечения для закупки. Предполагаем, что закупки канцелярии с применением карточек «Канбан» позволят снизить расходы на канцелярию на 10%. В плане, совместно с командами, разработать и выполнить мероприятия по сокращению расходов на содержание рабочих мест. Задачу по сокращению затрат на содержание рабочего места возможно решить и директивно, через уплотнение размещения сотрудников, но тогда, есть риск демотивации сотрудников. Важно чтобы данные мероприятия шли от самих сотрудников и команд по внедрению «5С» в подразделениях, тогда возможно поменять парадигму постоянных расходов, «освоения бюджета», на парадигму «Бережливого производства» - минимальной достаточности всего, что необходимо для работы. Опыт, полученный в офисе, мы применим и на производстве в виде создания механизма комплектации рабочих мест инструментом и материалами. Для производственных подразделений на этапе «4С» будут разработаны карты «Стандартных операционных процедур». В данных картах описываются действия персонала, с которыми они сталкиваются каждый день, по проверке оборудования, замене инструмента, обслуживания выполняемого оператором, с указанием шагов по выполнению процедур и иллюстрациями в виде фотографий мест контроля. Карты «Стандартных операционных процедур» служат залогом соблюдения стандартов предприятия, правильных действий персонала при возникновении опасных ситуаций и снижению потерь в процессе производства. Здесь проекты «5С» взаимодействует с проектами «Всеобщее обслуживание оборудования (TPM)» и «Встроенное качество (TQM)», то есть являются основой для последующих проектов изменений.

Мнение участника проекта «Бережливый офис - 5С» (лидер рабочей группы 5С):

«В новом помещении мы должны соответствовать новым требованиям. Проект позволяет прививать каждому ответственность за организацию своего рабочего места. Вижу, что рациональная организация рабочих мест приводит к правильной организации административных и производственных процессов, потому что теперь каждый задумывается, как сделать оптимально, а не как попало».

На этапе 5-го «С» («Дисциплина исполнения и совершенствование») в подразделениях следует использовать как «Доски управления эффективностью руководителя подразделения», так и «Доски непрерывных улучшений». Применение таких инструментов опробовано в конструкторских подразделениях, как первых вышедших на этап «5С». «Доски управления эффективностью руководителя» включают в себя отображение показателей эффективности подразделения (КПЭ), план мероприятий на неделю, с отметкой статуса выполнения, проблемы сотрудников, мероприятия охраны труда и промышленной безопасности на которые необходимо обратить внимание и статус аудитов «5С». Проблемы сотрудников, для руководителя это дополнительные возможности по улучшениям. Помимо упомянутого выше совещания по решению проблем, где обсуждаются текущие бытовые вопросы и вопросы обеспечения, руководитель может преобразовывать проблемы, как в предложения малых улучшений, так и в «малые проекты» по улучшению бизнес-процессов. Для предложений организационно-технических мероприятий и рационализаторских предложений в подразделениях вводятся «Доски непрерывных улучшений». Данные доски служат цели визуализации мероприятий по влиянию подразделений на себестоимость выпускаемой продукции. Передовыми в этом направлении стали два конструкторских подразделения, показавших эффекты в 2015 году. Визуализация проектов по улучшениям важна, так как они выполняются сверх текущего месячного задания и повышение внимания к ним, за счет обозначения статуса на досках, а также выполненные выплаты по реализованным мероприятиям, обеспечивают дополнительную мотивацию к реализации у остальных сотрудников подразделения. В 2016 году все офисные подразделения в ПАО «Криогенмаш» выйдут на этап «5С (Совершенствование)» и инструмент «Доска непрерывных улучшений» будет внедрен в каждом из них. В производстве появятся «Доски предложений по улучшению малыми шагами».

«Доски управления эффективностью руководителя» позволяют производить оценку загрузки сотрудников подразделения, оперативно выравнивать загрузку, отслеживать и анализировать потери (больничные листы, отпуска, простои). На основании анализа загрузки и потерь подразделения проводится прогноз загрузки на последующие периоды. Это инструмент по снижению рисков срыва сроков работ. На доски выносятся благодарности по секторам и отделу. Заполнение досок не занимает много времени, но позволяет увидеть реальную картину загрузки подразделения и возникающие проблемы».

Мнение участника проекта «Бережливый офис - 5С» (руководитель подразделения):

«Применение «Доски непрерывных улучшений» позволяет системно подойти к решению поставленных задач и довести до сотрудников подразделения и руководителей всех уровней информацию по непрерывным улучшениям в подразделении, а также отобразить показатели планового ожидаемого эффекта и подтверждённого эффекта по каждому улучшению. В целом «Доска непрерывных улучшений» представляет собой план повышения эффективности в подразделении, а так же является средством мотивации сотрудников в форме выплат вознаграждений от подтверждённого эффекта конкретного улучшения».

Проекты «Бережливое производство - Бережливый офис - 5С» позволяют сотрудникам компании реализовать мини-проекты улучшений. Здесь есть все, как у большого проекта: заказчики, цели, задачи, роли участников, план и бюджет. Все участники проекта, команда и сотрудники компании, приобретают опыт бережливого производства. Например, решая задачу по стандарту канцелярии, команда добивается экономического эффекта за счет организации поставок по «Канбан» и «Точно-в-срок». Получив опыт применения данных инструментов, применять его при закупках материалов для производства в масштабах компании. Проекты «5С» позволяют перейти от небольших не затратных проектов к крупным, в которых высоки финансовые риски, в случае если неправильно понята и применена методика. Задача руководителя проектов (тренера) показать, дать методику, команде по работе с потерями, сопровождать изменения и концентрировать внимание команды на запланированном результате.

Реализация проектов «5С» в подразделениях компании позволяет решить, помимо задач проектов, задачи по формированию команд реформаторов в каждом подразделении. Руководитель проектов «5С» в компании получает возможность ознакомиться с текущей ситуацией в компании, наладить коммуникации с подразделениями, запустить механизм «малых улучшений» и подготовить фундамент к реализации более масштабных проектов, таких как, например, «Картирование потока создания ценности». Дополнительно решается задача по выявлению лидеров из числа сотрудников компании, на которых осуществляется опора при реализации проектов изменений. Только выполнив все шаги и выведя подразделения на 5-е «С» («Совершенствование») возможно получить максимальный эффект. Данный эффект выражается, как в экономическом эффекте от предложений по улучшениям, так и в изменении сознания сотрудников компании. Для себя мы ответили на вопрос необходимости внедрения «5С». Желаем другим российским компаниям получить положительный опыт внедрения инструментов «Бережливого производства» через вовлечение сотрудников в улучшения.

Антон Маркин, Сергей Огнев

Дон Тэппинг, Энн Данн

Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Переводчики А. Залесова, Т. Гутман

Редактор С. Турко

Руководитель проекта С. Турко

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор В. Муратханов

Компьютерная верстка А. Фоминов

Дизайн обложки DesignDepot

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Прочитав эту книгу, вы:

Научитесь выявлять потери и находить скрытые резервы повышения производительности офисной работы;

Освоите основные инструменты уменьшения потерь: карточки канбан, систему 5S, методы визуализации информации;

Сможете всегда знать, на какой стадии находится каждый процесс и сколько времени нужно для его завершения.

С удовольствием представляю вам книгу «Бережливый офис». За последние двадцать лет бережливое производство стало играть ведущую роль в снижении затрат организаций – как правило производственных – за счет выявления и устранения потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Тем не менее те же самые инструменты пытаются внедрять и в непроизводственных секторах экономики, в том числе в вооруженных силах, образовании, здравоохранении, финансах и строительстве.

В книге собрана информация об опыте людей, применяющих бережливое производство в самых разных отраслях. Эти пионеры бережливого производства – сэнсэи – за последние десять лет добились значительных успехов в самых разных отраслях, они провели огромную работу по совершенствованию бизнеса. Книга рассказывает об успешном опыте таких первопроходцев и об инструментах, которые они используют.

Любой организационный процесс – будь то принятие заказа на изделия промышленного производства, обработка кредитной карты клиента, медицинское обслуживание в поликлинике – должен удовлетворить потребности потребителя (пациента, клиента).

На страницах этой книги читатель найдет полное руководство по выявлению и устранению затрат с помощью вовлечения в процесс всех сотрудников. Данная книга призвана стать компасом, который укажет вам путь к более бережливому, производительному и эффективному офису. Здесь нет тайн. Мы занимаемся систематическим распространением информации о передовом опыте во всех отраслях и будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами.

Доброго пути!

Дон Тэппинг

Благодарности

Эта книга – пример работы в команде, партнерских отношений и обучения на собственном опыте группы людей, каждый из которых внес свою лепту в ее создание.

На создание книги ушло более пяти лет. Прежде чем она увидела свет, ее содержание неоднократно перерабатывалось и корректировалось.

Огромное спасибо тем, кто внес свой вклад в эту работу. Ниже перечислены имена ее участников:

Том Касасса, CQE/SSBB/PM, головной офис по управлению качеством, Naval Surface Warfare Center, Панама-Сити, штат Флорида;

Кертис Уокер, президент GDC Consulting;

Роджер Кремер, консультант;

Сту Таббс, PhD., специалист в области лидерства, Восточный Университет Мичигана, автор книги «Дискуссии в малых группах» (Small Group Discussion, McGraw-Hill, Inc. 1993);

Дебра Хадфилд, MSN;

Шелег Холмс;

Мы выражаем признательность и вам, читателю и нашему клиенту, за время и силы, которые вы потратили на применение и развитие методов бережливого производства в сфере административной работы. Мы знаем, что это нелегкое дело, и надеемся, что поможем вам в ваших начинаниях. Мы будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами и проблемами. Наш электронный адрес:

Введение

Для чего это нужно?

В первую очередь эта книга предназначена организациям, которые хотят усовершенствовать административные процессы. Прежде всего она будет полезна менеджерам, которые занимаются обучением сотрудников, руководителям, ответственным за внедрение бережливого производства, координаторам непрерывного совершенствования и всем тем, кто занимается оптимизацией потока работ для повышения продуктивности и улучшения итоговых показателей.

Лидеры бизнеса, которые выводят организации на новые рынки, чтобы открыть для себя новые возможности, и стремятся рационализировать текущие бизнес-процессы, чтобы стать более конкурентоспособными, должны неустанно повышать ценность компании для акционеров. Книга «Бережливый офис» принесет им немалую пользу.

Эта книга поможет понять, с какими трудностями сталкиваются изо дня в день работники в самых разных сферах. Авторы убедительно объясняют, почему непрерывное совершенствование должно стать образом жизни. В конце каждой главы авторы подводят итоги, дают вопросники и примеры из практики, которые помогут вам усовершенствовать административную сферу.

Руководителям, работающим в здравоохранении, финансовой сфере, розничной торговле, строительстве и на производстве, эта книга поможет остаться в бизнесе в XXI веке и заложить фундамент для дальнейшего совершенствования компании.

Что внутри?

В книге «Бережливый офис» дается обширный комплекс подробных рекомендаций по созданию бережливого офиса. Следуя им, вы сможете заложить прочный фундамент для применения инструментов бережливого производства. Сотрудники офиса, которые изо дня в день обрабатывают различные запросы, должны знать, что делать, куда обращаться и кого слушать.

Первая часть помогает заложить фундамент для создания бережливого офиса. Здесь рассказывается об основных инструментах и концепциях бережливого производства, о предстоящих изменениях и о внедрении ряда весьма полезных и эффективных инструментов. Все это позволит вам добиться ощутимого прогресса в создании бережливого офиса.

Часть вторая рассказывает о создании систем поддержки, необходимых для совершенствования процессов. Это предполагает детальный анализ текущих процессов, разработку стандартов, которым они должны подчиняться, и выравнивание нагрузки для обеспечения бесперебойного и безостановочного потока работы. Это ядро бережливого офиса, и реализация этой части проекта является самой трудоемкой.

Часть третья посвящена визуальному контролю, средствам защиты от ошибок и системам показателей, которые обеспечат непрерывное совершенствование бережливого офиса. Следует выбрать модели для сравнения, четко определить распределение функций в новой организации, найти тех, кто возьмет на себя роль лидера, обеспечить работу без дефектов. Все это необходимые условия для формирования новой культуры.

Вы можете использовать эту книгу как дополнение к любым другим материалам по непрерывному совершенствованию, которые уже есть в вашем распоряжении. Хотя эта книга отличается обширным охватом материала и содержит все, что вам нужно, следует отметить, что как авторы и специалисты по непрерывному совершенствованию, мы не отвергаем иной образ мышления. Ни одна книга не может помочь организации избавиться от всех проблем. Мы искренне верим, что наша книга и примеры, которые она содержит, помогут вам найти ответы на многие вопросы, которые встают перед вами при создании бережливого офиса.

Как извлечь из книги максимальную пользу

Применяя концепции и инструменты, о которых рассказывается в этой книге, вы сможете создать систему, которая, будучи составной частью бережливой организации, обеспечит контроль процессов и усовершенствует их (позволит избавиться от деятельности, не добавляющей ценности).

Бережливый Офис Японская педантичность в условиях русского «творческого» менталитета Ли КоН М тренинги и консалтинг тел: (4872)

Бизнес сводится, в конечном счете, к трем понятиям: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать « Бизнес сводится, в конечном счете, к трем понятиям: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать ». (Ли Якокка) Это система организации и поддержания эффективной, комфортной и производительной рабочей среды Это основа для повышения управляемости, оптимизации и улучшения бизнес-процессов, что ведёт к повышению производительности труда. Бережливый Офис

Упорядоченность рабочего процесса, первый шаг на пути к повышению производительности, качества и необходимым улучшениям бизнес-процессов (kaizen). Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться точно в срок бездефектные, соответствующие требованиям клиентов товары и услуги. « Дао нужно практиковать изо дня в день упорно и последовательно, без авралов и спешки » Дао Toyota, стр. 21

Бережливый Офис вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса – это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. При различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. инструментов lean. Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов lean. процесс непрерывного совершенствования (kaizen). Заключительный этап внедрения бережливого офиса – процесс непрерывного совершенствования (kaizen).

Социальная структура Принуждающая бюрократия Поощряющая бюрократия Навязывание жёстких правил Многочисленные правила и процедуры, зафиксированные документально Иерархический контроль Полномочия делегируются служащим Правила и процедуры представляют собой инструмент расширения полномочий Иерархия способствует организационному обучению Автократическая Органическая Служащие облечены доверием Минимум правил и процедур Неразвитая иерархия Контроль сверху вниз Минимум документально зафиксированных правил и процедур Иерархический способ управления

5S5S5S5S сортируй содержи в чистоте Создавай порядок стандартизируй совершенствуй Пять терминов, которые начинаются с «S», слова, обозначающие пять шагов, которые позволяют создать рациональное рабочее место, соответствующее принципам бережливого производства и визуального управления

Бережливый Офис Стандартизация рабочего места Стандартизация рабочего места Важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Бережливый Офис Выравнивание рабочей нагрузки важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность. Суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения обязанностей между всеми сотрудниками.

Бережливый Офис Карта потока создания ценности Карта потока создания ценности Условное представление всех операций в потоке создания ценности. Используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Является мощным инструментом обучения новых сотрудников. Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации.

Бережливый Офис Канбан Система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

В результате применения lean в офисе, уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади. Что неуклонно ведёт к повышению производительности труда, и уменьшению расходов. Бережливый офис

Мы считаем, что на сегодняшний день система «Бережливое производство» (Бережливый офис) является одной из самых эффективных идеологий оптимизации бизнеса. Использование его широко известных инструментов способно дать стабильный и продолжительный положительный эффект. Но наиболее значительных и долговременных улучшений можно добиться лишь внедряя бережливое производство как философию непрерывного совершенствования Бережливый офис

Lean – это, прежде всего, современный эффективный подход к менеджменту. Только тогда, когда все уровни менеджмента – от генерального директора до мастера – начнут принимать повседневные решения, базируясь на иной логике, только тогда простые слова – ценность для потребителя, поток, отсутствие потерь, вытягивание и совершенствование – перестанут быть просто словами, которые очень легко повторять Бережливое производство (бережливый офис) это уже давно больше чем положительный опыт нескольких компаний или теория нескольких учёных. Ли КоН М кадры и консалтинг тел: (4872) ,